Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen in werking. Dit heeft belangrijke hervormingen met zich meegebracht voor de BVBA, die vervangen werd door de Besloten Vennootschap (BV). Nieuwe vennootschappen moesten vanaf 1 mei meteen als BV worden opgericht. Voor de oude vennootschappen werd in een opt-in regeling voorzien. Door vrijwillig een statutenwijziging door te voeren, werden zij meteen onderworpen aan de nieuwe Vennootschappenwet.

Vanaf 1 januari 2020 worden een aantal dwingende bepalingen van het nieuwe vennootschapsrecht echter ook van toepassing op de oude vennootschappen. Dit zorgt voor de volgende wijzigingen bij de BVBA.

  1. Het kapitaal wordt afgeschaft

Voor de BV werd het kapitaalbegrip afgeschaft. Bij de oprichting van een BV moet er dus geen minimum geplaatst kapitaal meer zijn van 18.600,00 euro.

In ruil hiervoor worden wel verstrengde oprichtingsverplichtingen opgelegd:  de noodzaak om een voldoende vermogen te hebben, strengere verplichtingen bij het opstellen van het financieel plan en de verstrenging van dividenduitkeringen.

Het nieuwe financieel plan moet de volgende gegevens bevatten:

  1. een nauwkeurige beschrijving van de voorgenomen activiteit,
  2. een overzicht van alle financieringsbronnen bij de oprichting,
  3. een openingsbalans en een geprojecteerde balans na 12 en 24 maanden,
  4. een geprojecteerde resultatenrekening na 12 en 24 maanden,
  5. een begroting van de verwachte inkomsten en uitgaven voor een periode van minstens 2 jaar na oprichting,
  6. een beschrijving van de gehanteerde hypotheses bij de schatting van de verwachte omzet en rentabiliteit,
  7. in voorkomend geval, de naam van de externe deskundige die bijstand heeft verleend bij de opmaak van het financieel plan.

Bij een financieel plan dat onvoldoende is of niet de nodige gegevens bevat, zal bij een faillissement binnen de 3 jaar na de oprichting, aanleiding geven tot oprichtersaansprakelijkheid.

  1. Dividenduitkeringen worden verstrengd

Een ander gevolg verbonden aan de afschaffing van het minimumkapitaal is dat een dividenduitkering of een andere uitkering (zoals een tantième) afhankelijk wordt van een dubbele test.

De eerste test, de balanstest, lijkt op de nettoactieftest die in de oude regeling van toepassing was. Onder de nieuwe regeling zal een uitkering niet mogelijk zijn als het eigen vermogen van de vennootschap negatief is of zou worden door de uitkering. Wettelijke of statutair onbeschikbare reserves mogen evenmin uitgekeerd worden.

In de tweede test, de liquiditeitstest, moet aangetoond worden dat na de uitkering de vennootschap in staat zal blijven haar schulden te voldoen voor ten minste 12 maanden na de uitkering. Het bestuur zal haar beslissing moeten motiveren in een beknopt verslag dat niet moet worden neergelegd.

Als in strijd met één van de twee testen een uitkering gedaan wordt, moet deze teruggevorderd worden van de aandeelhouders, ook wanneer deze te goeder trouw zijn. Vroeger was dit enkel als kwade trouw bewezen werd. Hiernaast begaan de bestuurders ook een bestuurdersfout, waarvoor zij hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de schade die voortvloeit uit deze uitkering.

  1. Alarmbelprocedure

Ook de alarmbelprocedure wordt herzien naar aanleiding van het verdwijnen van het kapitaal. Het bestuursorgaan zal de algemene vergadering moeten bijeenroepen binnen de twee maanden, als ze hebben vastgesteld dat het nettoactief negatief is of dreigt te worden, of als er een liquiditeitsbedreiging ontstaat. Zoals nu reeds het geval is, wordt de vennootschap verplicht in een bijzonder verslag uiteen te zetten welke maatregelen zullen worden genomen om de voortzetting van de vennootschap te garanderen.

  1. Meer vrijheid inzake aandelen

De regel van één aandeel, één stem is niet langer verplicht. Elk aandeel zal het aantal stemmen vertegenwoordigen dat in de statuten werd opgenomen. Aan elk aandeel kan dus een onbeperkt aantal stemmen gekoppeld worden. Zo kan de meerderheid van de aandelen al aan de kinderen worden doorgeschonken, terwijl de zeggenschap over de vennootschap bij de ouders blijft, zonder dat hiervoor met een ingewikkelde vruchtgebruiksconstructie gewerkt moet worden.

De regeling inzake de overdracht van aandelen wordt eveneens versoepeld. De bestaande overdrachtsbeperkingen worden behouden maar zullen voortaan van aanvullend recht zijn. Overdrachten binnen de vennootschap aan niet-familieleden kunnen in de toekomst bijgevolg gebeuren, zonder dat hiervoor een goedkeuring van de algemene vergadering voor nodig is.
Dit op voorwaarde dat de statuten dit toelaten.

  1. Nieuwe regels voor aandelenregisters

Zeer belangrijk hierbij is dat vanaf 1 januari 2020 alle statutaire overdrachtsbeperkingen opgenomen moeten worden in het aandelenregister. In geval van tegenstrijdigheid tussen de statuten en het aandelenregister, gelden de statuten. Deze verplichting geldt eveneens voor een register van obligaties op naam.

Een overdracht die gedaan wordt in strijd met de statutaire beperkingen, zal niet tegenwerpelijk zijn, noch aan de vennootschap, noch aan derden. Als door een foutief aandelenregister schade ontstaat, zullen de bestuurders hiervoor aansprakelijk gesteld kunnen worden.

Tegenwoordig geldt er geen verplichting meer dit register op papier bij te houden. De nieuwe wet laat hiernaast immers toe het aandelenregister elektronisch bij te houden. Hiervoor wordt een bijzonder vermoeden ingevoerd dat enkel de inschrijving hiervan als bewijs geldt van aandeelhouderschap. Een papieren register dat hiernaast verder blijft bestaan, kan niet van deze bewijskracht genieten. Dit zal enkel nog gelden voor de bewijswaarde van inschrijvingen die dateren van voor de omzetting naar het elektronisch register.

Om dit te vergemakkelijken werd eStox ontwikkeld, een online platform om het aandelenregister elektronisch bij te houden. Door toekenning van een volmacht door de vennootschap hiervoor aan ons kantoor, kunnen wij dit aandelenregister op vraag elektronisch in orde brengen en bijhouden.

Boeken en bescheiden

De fiscus kan aan de belastingplichtige vragen om “alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van zijn belastbare inkomsten te bepalen”. Het betreft dus de volledige boekhouding.

Welke boeken en documenten moet u kunnen voorleggen ?

Belastingplichten zullen moeten kunnen voorleggen :

Verder zijn er ook nog stukken die geen deel uitmaken van de boekhouding, maar die een licht werpen op de organisatie en de structuur van de onderneming en op de wijze waarop de boekhouding gevoerd wordt, die moeten voorgelegd worden, bv :

Andere, niet louter boekhoudkundige zaken mogen ook opgevraagd worden. Hierbij denken we aan de prijsoffertes, vervoerdocumenten, de werkfiches, de bestel- en de leveringsbonnen, de huurcontracten, de facturen, de uittreksels van uw bedrijfsrekening, de gebruikte computerprogramma’s, het aandelenregister en de aanwezigheidslijsten van de algemene vergaderingen bij vennootschappen, enz.

Indien u contante ontvangsten heeft en niet forfaitair belast wordt, moet u een dagontvangstenboek bijhouden. Dit moet gedetailleerd gebeuren, d.w.z. verkoop per verkoop en prestatie per prestatie. Het is dus niet voldoende om enkel de totalen per dag op te nemen. Indien er echter verantwoordingstukken worden opgesteld die naast de ontvangst ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden, mag de afzonderlijke inschrijving vervangen worden door een dagelijkse globale inschrijving. In concreto gebeurt die staving dikwijls via de kassarollen.

De rekeninguittreksels van een privérekening hoeven niet voorgelegd te worden, behalve wanneer deze rekening, zelfs sporadisch, voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.

Personen die een vrij beroep uitoefenen zijn gehouden ontvangstbewijsboekjes bij te houden en bij elke inning een ontvangstbewijs af te leveren dat gelijktijdig in origineel en in duplo wordt opgesteld. Zij dienen daarenboven een dagboek bij te houden dat dag voor dag het bedrag aanwijst, eensdeels van de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten en anderdeels van alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij ervan ontslagen zijn een ontvangstbewijs af te leveren, zomede de uiteenzetting van hun behoorlijk verantwoorde beroepsuitgaven. In geval van een geïnformatiseerde boekhouding aanvaardt de administratie dat de beoefenaars van een vrij beroep de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag, dat voorkomt op een computerlisting, mits naleving van een aantal voorwaarden.

Bepaalde beroepen dienen voor de BTW –administratie ook nog registers bij te houden. Dit is ondermeer van toepassing in de autosector.

 Geautomatiseerde boekhouding

Volgens het Koninklijk Besluit van 25 januari 2005 mogen de boeken en dagboeken voortaan gehouden worden via een geïnformatiseerd systeem. Maar dan moeten deze geïnformatiseerde systemen er voor zorgen dat de onderneming haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen. Wordt de boekhouding zo gevoerd, dan moet geen centraal boek meer bijgehouden worden. De wettelijke bepaling trad in werking op 1 juli 2003, de dag dat de KBO werd opgericht.

De elektronisch gevoerde boekhouding dient uiteraard nog steeds te voldoen aan de voorwaarden en vereisten gesteld door de Boekhoudwet, met name de verplichting om :

 Verder is het voortaan ook mogelijk het inventarisboek niet langer bij te houden in een boek, maar via informaticadrager. Men mag dus elk jaar een bestand aanmaken (bv PDF), met een voorblad waarop de gegevens van de onderneming worden vermeld en hierachter de jaarrekening, de belangrijkste toelichtingen en belangrijke bijlagen (bv afschrijvingstabellen, voorraadlijsten, enz.).

Voor kleine ondernemingen, waar een papieren boekhouding goedkoper is dan een computerboekhouding, blijft de mogelijkheid bestaan om een papieren boekhouding te voeren. Zij kunnen nog altijd het ongesplitst dagboek of de drie dagboeken schriftelijk bijhouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers die de gedrukte melding van het aantal bladzijden omvatten. Men moet vóór de eerste ingebruikname van deze registers overgaan tot de neerlegging van een identificatieformulier, dat door de drukker samen met het boek of het dagboek is afgeleverd en door de onderneming is ingevuld, bij een ondernemingsloket.

Dit formulier vermeldt :

 Houden en bewaren van de boekhouding

De bewaringstermijnen die door de boekhoudwetgeving voorgeschreven worden, kunnen als volgt samengevat worden :

 Voor de BTW en directe belastingen gelden gelijkaardige termijnen. Men moet wel rekening houden, dat voor de BTW-administratie, de bewaringstermijn 15 jaar is voor stukken en facturen die betrekking hebben op gebouwen die als investeringen werden geboekt.

 Voor de computerboekhoudingen moet men de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn, kunnen verzekeren voor de volledige opgelegde bewaringstermijn van zeven jaar.

De boekhouding moet in principe aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel van de onderneming. In de praktijk zal het veelal gebeuren dat bepaalde documenten bij de boekhouder of accountant liggen omdat zij instaan voor de verwerking ervan. Principieel moet men hiervoor de toestemming vragen aan de controleur van de belastingen. Meestal zal deze echter op voorhand een controle aankondigen en kan men alsnog de boekhouding tijdig terug naar de onderneming brengen.

Indien men toch onverwacht het bezoek krijgt van de controleur dan kan men nog voorstellen om de boekhouding te laten uithalen bij de boekhouder of accountant of een andere datum voorstellen. De controleur heeft wel de mogelijkheid om een boete aan te rekenen, maar dit zal in de praktijk niet vaak voorkomen.

 Bewijskracht van de boekhouding

De boeken en bescheiden die men dient te bewaren zijn belangrijk in het licht van de bewijskracht van de boekhouding.

Voor de fiscus dient de boekhouding niet strikt gevoerd te worden conform de boekhoudwetgeving en het louter en alleen maar ontbreken van bv een “centraal boek” geeft de administratie het recht niet om de boekhouding af te wijzen. De fiscale wetgeving geeft geen definitie van een”bewijskrachtige boekhouding”, maar aan de hand van de rechtspraak kan men zeggen dat ze wel moet voldoen aan de volgende vereisten :

Het niet naleven van het bewaren van de vereiste boeken en bescheiden kan dus de verwerping van de boekhouding tot gevolg hebben.

Op 2 mei 2002 werd een nieuwe wet gestemd die de VZW-wetgeving, daterend van 27 juni 1921, moest moderniseren. Deze nieuwe wet bracht een hele hoop veranderingen met zich mee en bepaalde dat alle VZW’s een boekhouding moeten voeren.

De aard van de boekhouding verschilt echter naargelang de grote van de vereniging. De VZW-wetgeving kent verschillende categorieën van verenigingen zonder winstoogmerk, die men kan onderverdelen in:

(meer…)