Bij te houden boeken en verantwoordingsstukken

Boeken en bescheiden

De fiscus kan aan de belastingplichtige vragen om “alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van zijn belastbare inkomsten te bepalen”. Het betreft dus de volledige boekhouding.

Welke boeken en documenten moet u kunnen voorleggen ?

Belastingplichten zullen moeten kunnen voorleggen :

• alle boeken en bescheiden waarvan het gebruik verplicht is : kasboek met de kassarollen, het aan- en het verkoopboek, het financieel dagboek en het inventarisboek;
• alle boekhouddocumenten, d.w.z. de bescheiden die gediend hebben tot het bijhouden van de boeken : facturen, bankuittreksels, BTW-bonnetjes, enz
• alle andere bescheiden in de mate waarin ze kunnen dienen tot de bepaling van de belastbare inkomsten.

Verder zijn er ook nog stukken die geen deel uitmaken van de boekhouding, maar die een licht werpen op de organisatie en de structuur van de onderneming en op de wijze waarop de boekhouding gevoerd wordt, die moeten voorgelegd worden, bv :

• het rekeningstelsel;
• schema’s betreffende de organisatie van de onderneming en de verdeling van de bevoegdheden;
• computerprogramma’s;
• als de onderneming een analytische boekhouding voert om de voorraden of bestellingen in uitvoering te bepalen, dan moet die ook kunnen voorgelegd worden.

Andere, niet louter boekhoudkundige zaken mogen ook opgevraagd worden. Hierbij denken we aan de prijsoffertes, vervoerdocumenten, de werkfiches, de bestel- en de leveringsbonnen, de huurcontracten, de facturen, de uittreksels van uw bedrijfsrekening, de gebruikte computerprogramma’s, het aandelenregister en de aanwezigheidslijsten van de algemene vergaderingen bij vennootschappen, enz.

Indien u contante ontvangsten heeft en niet forfaitair belast wordt, moet u een dagontvangstenboek bijhouden. Dit moet gedetailleerd gebeuren, d.w.z. verkoop per verkoop en prestatie per prestatie. Het is dus niet voldoende om enkel de totalen per dag op te nemen. Indien er echter verantwoordingstukken worden opgesteld die naast de ontvangst ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden, mag de afzonderlijke inschrijving vervangen worden door een dagelijkse globale inschrijving. In concreto gebeurt die staving dikwijls via de kassarollen.

De rekeninguittreksels van een privérekening hoeven niet voorgelegd te worden, behalve wanneer deze rekening, zelfs sporadisch, voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.

Personen die een vrij beroep uitoefenen zijn gehouden ontvangstbewijsboekjes bij te houden en bij elke inning een ontvangstbewijs af te leveren dat gelijktijdig in origineel en in duplo wordt opgesteld. Zij dienen daarenboven een dagboek bij te houden dat dag voor dag het bedrag aanwijst, eensdeels van de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten en anderdeels van alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij ervan ontslagen zijn een ontvangstbewijs af te leveren, zomede de uiteenzetting van hun behoorlijk verantwoorde beroepsuitgaven. In geval van een geïnformatiseerde boekhouding aanvaardt de administratie dat de beoefenaars van een vrij beroep de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag, dat voorkomt op een computerlisting, mits naleving van een aantal voorwaarden.

Bepaalde beroepen dienen voor de BTW –administratie ook nog registers bij te houden. Dit is ondermeer van toepassing in de autosector.

 Geautomatiseerde boekhouding

Volgens het Koninklijk Besluit van 25 januari 2005 mogen de boeken en dagboeken voortaan gehouden worden via een geïnformatiseerd systeem. Maar dan moeten deze geïnformatiseerde systemen er voor zorgen dat de onderneming haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen. Wordt de boekhouding zo gevoerd, dan moet geen centraal boek meer bijgehouden worden. De wettelijke bepaling trad in werking op 1 juli 2003, de dag dat de KBO werd opgericht.

De elektronisch gevoerde boekhouding dient uiteraard nog steeds te voldoen aan de voorwaarden en vereisten gesteld door de Boekhoudwet, met name de verplichting om :

• een voor de aard en de omvang van het bedrijf passende boekhouding te voeren;
• een volledige boekhouding te voeren;
• het wettelijk stelsel van boeken te volgen (ongesplitst dagboek of hulpdagboek, al dan niet gesplitst in bijzondere huldagboeken) en alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde daarin in te schrijven;
• een stelsel van boeken en rekeningen te voeren;
• de boekingen doorlopend te nummeren, zonder gaten of weglatingen, met vermelding van hun soort, hun plaats in de reeks en de naam van de onderneming;
• de materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid van de boekingen te waarborgen.

 Verder is het voortaan ook mogelijk het inventarisboek niet langer bij te houden in een boek, maar via informaticadrager. Men mag dus elk jaar een bestand aanmaken (bv PDF), met een voorblad waarop de gegevens van de onderneming worden vermeld en hierachter de jaarrekening, de belangrijkste toelichtingen en belangrijke bijlagen (bv afschrijvingstabellen, voorraadlijsten, enz.).

Voor kleine ondernemingen, waar een papieren boekhouding goedkoper is dan een computerboekhouding, blijft de mogelijkheid bestaan om een papieren boekhouding te voeren. Zij kunnen nog altijd het ongesplitst dagboek of de drie dagboeken schriftelijk bijhouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers die de gedrukte melding van het aantal bladzijden omvatten. Men moet vóór de eerste ingebruikname van deze registers overgaan tot de neerlegging van een identificatieformulier, dat door de drukker samen met het boek of het dagboek is afgeleverd en door de onderneming is ingevuld, bij een ondernemingsloket.

Dit formulier vermeldt :

• de benaming van de onderneming, alsmede het nummer dat haar werd toegekend door het Kruispuntbank voor de Ondernemingen;
• het doel van het boek of van het dagboek, alsmede de plaats in zijn reeks;
• het aantal bladzijden van het register, alsmede de naam en het ondernemingsnummer van de drukker.

 Houden en bewaren van de boekhouding

De bewaringstermijnen die door de boekhoudwetgeving voorgeschreven worden, kunnen als volgt samengevat worden :

• voor de wettelijke boeken (ongesplitst dagboek, de drie dagboeken en het inventarisboek) bedraagt de termijn 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt;
• de verantwoordingstukken (facturen, bankrekeninguittreksels, voorraadlijsten, enz) eveneens 7 jaar;
• voor stukken die niet nodig zijn voor het bewijs tegenover derden (o.a. interne documenten) is slechts een termijn van 3 jaar van toepassing.

 Voor de BTW en directe belastingen gelden gelijkaardige termijnen. Men moet wel rekening houden, dat voor de BTW-administratie, de bewaringstermijn 15 jaar is voor stukken en facturen die betrekking hebben op gebouwen die als investeringen werden geboekt.

 Voor de computerboekhoudingen moet men de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn, kunnen verzekeren voor de volledige opgelegde bewaringstermijn van zeven jaar.

De boekhouding moet in principe aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel van de onderneming. In de praktijk zal het veelal gebeuren dat bepaalde documenten bij de boekhouder of accountant liggen omdat zij instaan voor de verwerking ervan. Principieel moet men hiervoor de toestemming vragen aan de controleur van de belastingen. Meestal zal deze echter op voorhand een controle aankondigen en kan men alsnog de boekhouding tijdig terug naar de onderneming brengen.

Indien men toch onverwacht het bezoek krijgt van de controleur dan kan men nog voorstellen om de boekhouding te laten uithalen bij de boekhouder of accountant of een andere datum voorstellen. De controleur heeft wel de mogelijkheid om een boete aan te rekenen, maar dit zal in de praktijk niet vaak voorkomen.

 Bewijskracht van de boekhouding

De boeken en bescheiden die men dient te bewaren zijn belangrijk in het licht van de bewijskracht van de boekhouding.

Voor de fiscus dient de boekhouding niet strikt gevoerd te worden conform de boekhoudwetgeving en het louter en alleen maar ontbreken van bv een “centraal boek” geeft de administratie het recht niet om de boekhouding af te wijzen. De fiscale wetgeving geeft geen definitie van een”bewijskrachtige boekhouding”, maar aan de hand van de rechtspraak kan men zeggen dat ze wel moet voldoen aan de volgende vereisten :

• de boeken en bescheiden vormen een samenhangend geheel aan de hand waarvan de belastbare inkomsten nauwkeurig kunnen worden bepaald;
• alle boekingen geschieden aan de hand van afdoende bewijsmiddelen;
• alle geregistreerde cijfers stemmen overeen met de werkelijkheid.

Het niet naleven van het bewaren van de vereiste boeken en bescheiden kan dus de verwerping van de boekhouding tot gevolg hebben.