Bewijs intracommunautaire levering via “bestemmingsdocument”

Intracommunautaire leveringen van goederen zijn vrijgesteld van BTW. Maar om deze vrijstelling te bekomen moet men wel het bewijs kunnen leveren van uitvoer van de goederen. En hier wringt het schoentje dikwijls. Het is niet altijd evident om dit bewijs te kunnen leveren, vooral als de koper zelf instaat voor het vervoer. Men kan dit doen aan de hand van contracten, bestelbonnen, vervoerdocumenten, betalingsstukken, enz. Elk bewijsstuk is toegelaten, maar geen enkel bijzonder stuk op zich is voldoende of onmisbaar. Om dit te vereenvoudigen heeft men het ‘bestemmingsdocument’ in het leven geroepen.

Het bestemmingsdocument

Het ‘bestemmingsdocument’ kan gelden als alternatief bewijs, maar is niet verplicht. Men kan kiezen om dit document te gebruiken bij een intracommunautaire levering.

Voorwaarden :

• Het document moet attesteren dat de goederen in het bezit zijn van de koper buiten België maar binnen de Gemeenschap;
• Het document mag alle leveringen aan dezelfde koper omvatten voor een periode van 3 maanden;
• Het document kan zowel door de koper als de verkoper worden opgemaakt.

Vermeldingen :

• Naam, adres en BTW-nummer leverancier;
• Naam, adres en BTW-nummer koper;
• De bevestiging dat het de aankomst van een intracommunautaire levering van goederen in de zin van artikel 138, lid 1, van de richtlijn 2006/112/EG betreft;
• De perioden waarop het document betrekking heeft met een maximum van 3 maanden;
• Een beschrijving van de geleverde goederen;
• Een eenduidige verwijzing naar de factuur of facturen (per factuur, het nummer en datum van de factuur of ander document indien er nog geen factuur werd opgemaakt) op voorwaarde dat zowel de verkoper als de koper in het bezit zijn van een exemplaar van dergelijk document;
• De maand en het jaar van de ontvangst van de geleverde goederen;
• De plaats in een andere lidstaat, waar het vervoer van de goederen aankomt;
• De prijs in euro van de geleverde goederen.

Het document moet worden ondertekend door een persoon die door de koper werd aangeduid en hij moet hiervan de leverancier vooraf op de hoogte brengen. Het document moet worden ondertekend binnen de 3 maanden na de periode waarop het betrekking heeft.

Het ‘bestemmingsdocument’ geldt als alternatief bewijs. Dit wil zeggen dat de administratie nog altijd de mogelijkheid heeft om andere documenten op te vragen om de echtheid van de transactie te kunnen controleren. Men blijft dus verplicht om facturen, bestelbonnen, vervoerdocumenten, contracten, betalingsstukken, enz. bij te houden.

Deze maatregel werd door de administratie als proef ingevoerd en indien men hiervan misbruik of niet-naleving zou vaststellen, behoudt de administratie zich het recht om deze regel terug in te trekken.