Verplichte werfmeldingen aan de RSZ

Vooraleer werken aan te vatten, moeten (hoofd)aannemers aan de RSZ inlichtingen verstrekken over de aard van de werken, de omvang van de werken, de opdrachtgever, de onderaannemers, begin- en einddatum van de werken, enz.

Vanaf 1 juni 2009 moeten alle werken in “onroerende staat alsmede bepaalde andere werken” aangegeven worden. Werken waarvoor geen beroep gedaan wordt op onderaannemers en waarvan het totaalbedrag minder dan 25.000 € (excl. BTW) bedraagt, moeten niet gemeld worden. Particulieren zelf hebben geen meldingsplicht voor werken aan de eigen private woning. Het is hun (hoofd)aannemer die daarvoor moet instaan.

De werken in onroerende staat, zijn alle werken die betrekking hebben op het bouwen, het verbouwen, het afwerken, het inrichten, het herstellen, het onderhouden, het reinigen en het afbreken, geheel of ten dele, van een uit zijn aard onroerend goed, alsmede elke handeling die zowel erin bestaat een roerend goed te leveren en het meteen op zodanige wijze aan te brengen aan een onroerend goed dat het onroerend uit zijn aard wordt.

Andere beoogde werken : zelfs indien zij geen werken in onroerende staat in de zin van de hierboven geformuleerde definitie uitmaken, worden de hierna volgende activiteiten eveneens bedoeld :

1. Iedere handeling die tot voorwerp heeft zowel de levering als de aanhechting aan een gebouw :
   1. van de bestanddelen of een gedeelte van een installatie voor centrale verwarming of airconditioning, daaronder  begrepen de branders, de reservoirs en de regel- en controletoestellen verbonden aan de ketels of aan de radiatoren;
   2. van de bestanddelen of een gedeelte van een sanitaire installatie van een gebouw en, meer algemeen, van alle vaste toestellen voor sanitaire of hygiënisch gebruik aangesloten op een waterleiding of een riool;
   3. van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een elektrische installatie van een gebouw, met uitzondering van toestellen voor de verlichting en van lampen;
   4. van de bestanddelen of een gedeelte van de bestanddelen van een elektrische belinstallatie, van brandalarmtoestellen, van alarmtoestellen tegen diefstal en van een huistelefoon;
   5. van opbergkasten, gootstenen, gootsteenkasten en meubels met ingebouwde gootsteen, wastafels en meubels met ingebouwde washoek, zuigkappen, ventilators en luchtverversers waarmee een keuken of badkamer is uitgerust;
   6. van luiken, rolluiken en rolgordijnen die aan de buitenkant van het gebouw worden geplaatst;
   7. Iedere handeling die tot voorwerp heeft zowel de levering van wandbekleding of vloerbekleding als de plaatsing ervan in een gebouw, ongeacht of die bekleding of bedekking aan het gebouw wordt vastgehecht of eenvoudig ter plaatse op maat wordt gesneden volgens de afmeting van de te bedekken oppervlakte:
   8. Ieder werk dat bestaat in het aanhechten, het plaatsen, het herstellen, het onderhouden en het reinigen van goederen bedoeld in 1° en 2° hierboven.

Wordt ook bedoeld de ter beschikkingstelling van personeel met het oog op het verrichten van een werk in onroerende staat of van een onder 1°, 2° en 3° hierboven bedoelde handeling.

Om praktische redenen wordt een lijst van 28 activiteiten voorgesteld zodat de aannemers, die aangifte doen, in staat zijn om gemakkelijk de werken te identificeren die worden uitgevoerd door de onderaannemers waarop zij beroep doen. Deze lijst wordt vervolledigd door niet exhaustieve voorbeelden, details en toelichtingen. Er moet worden opgemerkt dat de activiteiten in kwestie worden bedoeld in de context van de definitie van “alle werken in onroerende staat” : bouw, onderhoud, herstelling, enz.

Activiteitenlijst :

1. Waterbouwkundige werken, zee- en stroomwerken
2. Grondwerken
3. Slopingswerken
4. Metsel- en betonwerken
5. Leggen van kabels en diverse leidingen
6. Voegwerken
7. Timmer- en schrijnwerk en metalen schrijnwerk
8. Dakbedekken en isolatie tegen vochtigheid
9. Thermische en/of geluidsisolatie
10. Plaatsing van prefabelementen
11. Plaatsen van houten voorwerpen of producten
12. Glaswerken
13. Stukadoorswerken
14. Werken die verband houden met het schilderen, stofferen en behangen
15. Restauratiewerken
16. Steen- en marmerwerken
17. Muur- en grondbekledingswerken (met uitzondering van hout)
18. Sanitaire installaties, centrale verwarming, loodgieters- en zinkwerk, aanleg van buizen en leidingen
19. Installatie van steigers
20. Metaalconstructies en metalen kunstwerken
21. Werken aan wegen
22. Bouw van niet-metalen kunstwerken
23. Spoorlijnwerken
24. Elektrotechnische werken
25. Aanleg en onderhoud van diverse terreinen
26. Landbouwwerken
27. Schoonmaak- en onderhoudswerken
28. Speciale installaties

Aangifte

De werfmeldingen moeten vanaf 1 juni 2009 via elektronische weg gebeuren. Dit kan via de volgende site : www.socialsecurity.be/site.

De aannemer dient de toepassing ‘Unieke werfmelding” te gebruiken om één of meerdere bouwplaatsen aan te geven op het Belgisch grondgebied. Men kan ook informatie op een eerder ingevoerde aangifte toevoegen, wijzigen en consulteren.

Een unieke werfmelding bestaat uit twee delen :

• Een gemeenschappelijk deel, met de algemene gegevens van de bouwplaats en de opdrachtgever. Dit is gemeenschappelijk voor alle aannemers die betrokken zijn bij deze geografische bouwplaats en wordt slechts één keer ingevuld voor dezelfde bouwplaats.
• De contracten, die de informatie bevatten van de aannemers en de werken die op hen betrekking hebben. Een contract kan de volgende luiken bevatten : het luik 30bis voor de RSZ, het luik voor het NAVB (Nationaal Actiecomité voor de Veiligheid en Hygiëne in het bouwbedrijf) alsook de luiken “Tijdelijke & mobiele bouwplaats”, “Zandstraalwerken”, “Asbestverwijderingswerken” en “Werken in hyperbare omgeving” voor de FOD WASO (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg). Eenzelfde aannemer kan verschillende “contracten” invoeren op eenzelfde aangifte en eenzelfde aangifte kan verschillende contracten omvatten die werden ingevoerd door verschillende aannemers.

 Sancties

Bij onjuiste informatie aangaande begin- en einddatum van de werken, data van begin en einde van de tussenkomst van de onderaannemers, zal er een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van     150 €.

De aannemer die de verplichting om werken aan te geven niet naleeft, is aan de RSZ een som verschuldigd die gelijk is aan 5 % van het totale bedrag van de werken, exclusief BTW, die niet gemeld zijn.

De onderaannemer die nalaat om aan de aannemer schriftelijk te signaleren dat hij een beroep doet op één of meerdere andere onderaannemers is zelf aan de RSZ een som verschuldigd die gelijk is aan 5 % van het totale bedrag van de werken, exclusief BTW, die hij toevertrouwd heeft aan zijn onderaannemer of aan zijn onderaannemers.

Indien de som die van de aannemer gevorderd wordt, veroorzaakt werd door een fout van een onderaannemer, wordt deze som verminderd met het bedrag dat door de betrokken onderaannemer voor deze fout daadwerkelijk betaald werd aan de RSZ.

Ingeval van overmacht of bij een eerste overtreding kan de RSZ vrijstelling verlenen van de sanctie. In bepaalde gevallen kan de sanctie tot 50 % verminderd worden.

Het einde van het jaar is in zicht . Misschien is het nuttig om nog VAPZ te betalen of een bijkomende storting te doen aan uw groepsverzekering of individuele pensioentoezegging (IPT).

Waarom VAPZ betalen ?

Het VAPZ is een aanvulling op uw pensioen als zelfstandige. Deze kost is volledig aftrekbaar, waardoor u een belastingbesparing kan doen tot 50 %. Omdat het tevens 100 % aftrekbaar is, bespaart men tevens ook nog op de sociale bijdragen, gezien het inkomen door deze aftrek een stuk lager zal liggen. Dit kan betaald worden door zowel zelfstandigen die een eenmanszaak hebben als door bedrijfsleiders van een vennootschap.

U kan maximaal 8,17 % storten van het inkomen, met een maximum van 2.781,06 € voor inkomstenjaar 2010.

Indien u nog geen VAPZ heeft, kan u nog altijd perfect in 2010 een VAPZ aangaan en de premie storten. Voorwaarde voor de fiscale aftrekbaarheid is wel dat u de sociale bijdrage voor dat jaar betaald heeft.

Groepsverzekering of IPT

Dit is eveneens een aanvulling op het pensioen als zelfstandige, maar kan enkel afgesloten worden door bedrijfsleiders van een vennootschap en niet door zelfstandigen die een eenmanszaak hebben.

De premies die de vennootschap betaald voor de bedrijfsleider zijn slechts aftrekbaar binnen de zogenaamde 80 %-regel. Dat betekent dat uw (wettelijke plus extralegale) pensioenuitkeringen, uitgedrukt in jaarlijkse renten, niet méér mag bedragen dan 80 % van uw laatste normale bruto jaarbezoldiging en berekend moet worden op basis van de normale duur van een beroepsloopbaan.

Op het einde van het jaar heeft u nog de mogelijkheid om de “backservice” of “inhaalpremie” te laten berekenen. Men gaat met andere woorden vroegere jaren inhalen. Men gaat rekening houden met de jaren voordien, toen u mogelijks nog geen groepsverzekering betaalde of in loondienst werkte.

Je zou tegen het einde van het jaar nog een “backservice” kunnen laten uitbetalen. Soms kan het beter zijn om deze “backservice” te spreiden. Dit kan het geval zijn indien men kan genieten van het verlaagde tarief van de vennootschapsbelasting.

Voorbeeld : Een vennootschap kan gebruik maken van het verlaagde belastingtarief en heeft een winst van 30.000 €. Er kan een “backservice” betaald worden van 10.000 € voor de bedrijfsleider.
Indien men dit eenmalig doet zal men op de eerste 5.000 € een belastingbesparing doen van 31 % en op de tweede 5.000 € slechts 24,25 %. Dit komt omdat in de verlaagde tarieven de eerste 25.000 € belast wordt aan 24,25 % en de volgende schijf van 25.000 € tot 90.000 € aan 31 %.
Indien men de 10.000 € zou spreiden over 2 of meerdere jaren zal men telkens 31 % besparen, in de veronderstelling dat men dezelfde resultaten zal behalen.

 Verscherpte controle 80 %-regel aanvullende pensioenen

Zoals hiervoor reeds omschreven moeten de groepsverzekeringen en individuele pensioen-toezeggingen voldoen aan de 80 %-regel.

Er moet niet alleen rekening gehouden worden met de extralegale pensioenen die u nu opbouwt via een groepsverzekering of IPT, maar ook hetgeen u daarbuiten nog heeft en u vroeger elders reeds opgebouwd heeft. Concreet moet dus ook bv. uw VAPZ meegeteld worden, de groepsverzekering die u eventueel had bij uw vroegere werkgever of via een andere vennootschap, enz.

Vanaf 2011 komt er een databank (Sigedus) van alle aanvullende pensioenen van de tweede pijler, waaronder de groepsverzekering. De derde pijler, het pensioensparen, valt niet onder de regeling.

Dankzij deze databank kan men gemakkelijker controleren of de bijzondere bijdrage van 8,86 % betaald is en kan de fiscus nazien of de 80 %-regel wel nageleefd wordt.

Het voordeel is dan dat men dan niet alleen een overzicht kan opvragen van het wettelijk pensioen maar ook van het pensioen van de tweede pijler. Veel mensen hebben in hun loopbaan verschillende pensioenplannen verzameld. Het werd dan ook helemaal moeilijk na het overlijden van de partner en men moest achterhalen welke aanvullende pensioenen er waren opgebouwd. Hierbij zal de databank moeten helpen.

Bij het uitdelen van relatiegeschenken zijn er specifieke regels waarmee u rekening moet houden. Wij bespreken dan ook hier in het kort de voornaamste spelregels.

 Fiscaal

De algemene regel is dat relatiegeschenken die voor de genieter niet het karakter hebben van een voordeel van alle aard, maar voor 50 % aftrekbaar zijn, ongeacht wat u als geschenk geeft.

Indien zij worden gegeven aan handelaars of beoefenaars van een vrij beroep, dan gelden de volgende mogelijkheden :

• Er wordt een fiche 281.50 opgemaakt : in dit geval is het geschenk volledig aftrekbaar maar belastbaar bij de ontvanger van het geschenk.
• Er wordt geen fiche 281.50 opgemaakt :
  – het relatiegeschenk bedraagt minder dan 125 € : 50 % aftrekbaar en niet belastbaar bij de ontvanger
  – het relatiegeschenk bedraagt meer dan 125 € : niet aftrekbaar, indien u een vennootschap heeft, riskeert u wel belast te worden tegen  309 % als geheim commissieloon

Indien zij worden gegeven aan andere personen dan beroepsrelaties (bv particulieren) geldt de aftrekbeperking ongeacht het bedrag van het geschenk.

 BTW

Voor de BTW is het geschenk volledig recupereerbaar indien het minder kost dan 50 € exclusief BTW. Kost het meer, dan is de BTW niet aftrekbaar. De niet aftrekbare BTW is uiteraard wel voor de helft aftrekbaar als beroepskost. Van belang is wel dat voor de BTW de grens van 50 € geldt per genieter en niet zozeer per geschenk.

 Reclame

Reclame artikelen zijn zowel fiscaal als voor de BTW volledig aftrekbaar. Op reclame artikelen is wel vereist dat de naam van de onderneming er blijvend op vermeld staat. Flessen wijn of champagne worden nooit beschouwd als reclame, zelfs niet als de naam erop vermeld staat.

 Vermelding factuur

Louter en alleen vermelden op de factuur “Levering relatiegeschenken” is niet voldoende. Op de factuur moet duidelijk de hoeveelheid geleverde geschenken en de eenheidsprijs vermeld staan. Indien het reclame artikelen betreft, kan u ook best op de factuur laten vermelden dat de naam op de artikelen stond vermeld.

 Optimalisatie

Indien u producten kunt schenken uit uw eigen voorraad is de aftrekbeperking van 50 % niet van toepassing. In dat geval geeft u een korting die voor 100 % aftrekbaar is. U moet wel het geschonken goed kunnen linken aan de aankoop. Bv iemand koopt bij u kantoorbenodigdheden en krijgt er een agenda bij. U kan dan best de agenda mee vermelden op de factuur en voor hetzelfde bedrag een korting geven.

Eind 2009 deed de Europese domiciliëring haar intrede. Deze zal op termijn de bestaande domiciliëring gaan vervangen.

Bij de Europese domiciliëring geeft de betaler aan de begunstigde een mandaat om éénmalig of herhaaldelijk invorderingen vanaf zijn rekening te doen. Het contract wordt dus niet langer meer afgesloten tussen de betaler en de bank van de betaler, maar tussen de betaler en de begunstigde.

Wij kunnen de werking in 7 stappen samenvatten :

1. De betaler geeft de begunstigde het mandaat om de schuld bij zijn bank te innen.
2. De begunstigde brengt de betaler op de hoogte dat er een invordering op zijn rekening zal gebeuren.
3. De begunstigde zendt het mandaat en de opdracht tot invordering naar zijn bank.
4. De bank van de begunstigde geeft de opdracht door aan de bank van de betaler.
5. De bank van de betaler int het bedrag op de rekening van de betaler.
6. De bank van de betaler stort het bedrag door aan de bank van de begunstigde.
7. De bank van de begunstigde bevestigt aan de begunstigde dat ze de inning heeft ontvangen en crediteert zijn rekening.

Wat zijn de voordelen voor de begunstigde ?

• De begunstigde kan alle opdrachten tot invordering bij één bank, zijn eigen bank, aanleveren, in tegenstelling tot vroeger  waarbij het altijd via de bank van de betaler moest.
• De begunstigde zal sneller het geld op zijn rekening ontvangen. Bij de oude domiciliëring moest men hier 3 dagen bij rekenen indien het geld van een andere bankinstelling kwam.
• De begunstigde beheert zijn domiciliëringsmandaten zelf, zonder tussenkomst van de bank.
• Men kan ook met zelfstandigen, KMO’s, enz (business-to-business) domiciliëringscontracten afsluiten. Bij de oude domiciliëringen kon dat enkel maar met particulieren.
• Men kan ook grensoverschrijdende contracten (Europa) afsluiten.
• Eénmalige opdrachten zijn mogelijk (bv voor tandartsen die niet met bancontact werken kan dit handig zijn).
• Geen verrichtingskosten in 2010.

De gevolgen voor de betaler zijn, dat hij een betere bescherming krijgt.

• De begunstigde moet de betaler minstens 14 dagen voor de invordering op de hoogte brengen van het bedrag dat van zijn rekening zal gaan. Zodra de betaler de mededeling krijgt, mag hij de betaling weigeren. In dat geval zal de bank de invordering niet uitvoeren.
• Ook nadat de invordering is gebeurd, heeft de betaler nog 8 weken het recht om die te betwisten. Zijn bank is verplicht om het bedrag terug te storten, zonder dat de betaler de eis tot terugbetaling hoeft te rechtvaardigen.
• Zelfs na die periode van 8 weken, en tot maximaal 13 maanden na de transactie, kan de betaler de invordering nog betwisten indien er geen of een ongeldig mandaat is. In dat geval betaalt zijn bank niet automatisch terug, maar enkel nadat is aangetoond dat de betwisting terecht was.

Zoals u kan zien is de nieuwe Europese domiciëring een systeem dat u gemakkelijk zelf kan beheren en heeft het als voordeel dat u dit niet alleen kan afsluiten met particulieren in België, maar dat dit ook kan met bedrijven binnen Europa. Gezien er een wettelijke bescherming is ingebouwd voor de betaler, zal hij gemakkelijker te overtuigen zijn om een mandaat te ondertekenen, met als gevolg dat de schuldeiser sneller de vorderingen zal kunnen innen.

Sinds 17 juni 2010 is er voor het verlaagde BTW-tarief voor bepaalde werken in onroerende staat geen registratie als aannemer meer vereist.
Of een aannemer al dan niet geregistreerd is, speelt dus geen rol meer in het kader van de reglementering inzake verplichte sociale en fiscale inhoudingen en hoofdelijke aansprakelijkheid. Het enige criterium dat nog speelt, is de vraag of de aannemer wel of geen sociale en/of fiscale schulden heeft.

Gevolgen van deze wijziging

Concreet dient men in de volgende situaties geen beroep meer te doen op een geregistreerde aannemer :

• het (tijdelijk) verlaagde BTW-tarief van 6 % voor bepaalde werken in onroerende staat aan privé-woningen van minstens 5 jaar oud;
• het tijdelijk verlaagd BTW-tarief van 6% op de eerste schijf van 50.000,00 € bij aankoop of bouw van een nieuwe woning;
• het verlaagd tarief van 6 % voor bepaalde werken in onroerende staat aan privé-woningen van minstens 15 jaar oud;
• het verlaagd tarief van 6 % voor bepaalde werken in onroerende staat aan privé-woningen voor gehandicapten;
• het verlaagd tarief van 6 % voor bepaalde werken in onroerende staat aan privé-woningen van gewestelijke sociale huisvestingsmaatschappijen;
• het verlaagd tarief van 6 % bij afbraak en heropbouw van woningen in welbepaalde stadsgebieden;
• het verlaagd BTW-tarief van 12 % voor bepaalde werken in onroerende staat aan privé- woningen en woningcomplexen van OCMW’s, intercommunales, enz. bestemd voor de “huisvesting in het kader van het sociaal beleid”.

De afschaffing van de aannemingsregistratie voor dergelijke werkzaamheden heeft als gevolg dat men beroep kan doen op een aannemer uit de EER (Europese Economische Ruimte). Deze buitenlandse aannemer dient wel te beschikken over een Belgisch BTW-nummer en voor de werken Belgische BTW aan te rekenen.

Inkomstenbelastingen

Ondanks de afschaffing inzake BTW, blijft de aannemersregistratie nog altijd van belang in het kader van diverse gunstregelingen inzake inkomstenbelastingen. Zo zijn de volgende belastingverminderingen nog altijd afhankelijk van de voorwaarde dat de werken worden uitgevoerd door een geregistreerde aannemer :

• uitgaven voor energiebesparende investeringen;
• werken uitgevoerd ter beveiliging van een woning tegen inbraak of brand;
• dienstverrichtingen in het kader van de verhoogde investeringsaftrek voor beveiligingswerken aan beroepslokalen en hun inhoud.

Voor de eerste twee vermelde gunstregelingen heeft de regering de regeling versoepeld voor buitenlandse aannemers.

Boeken en bescheiden

De fiscus kan aan de belastingplichtige vragen om “alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van zijn belastbare inkomsten te bepalen”. Het betreft dus de volledige boekhouding.

Welke boeken en documenten moet u kunnen voorleggen ?

Belastingplichten zullen moeten kunnen voorleggen :

• alle boeken en bescheiden waarvan het gebruik verplicht is : kasboek met de kassarollen, het aan- en het verkoopboek, het financieel dagboek en het inventarisboek;
• alle boekhouddocumenten, d.w.z. de bescheiden die gediend hebben tot het bijhouden van de boeken : facturen, bankuittreksels, BTW-bonnetjes, enz
• alle andere bescheiden in de mate waarin ze kunnen dienen tot de bepaling van de belastbare inkomsten.

Verder zijn er ook nog stukken die geen deel uitmaken van de boekhouding, maar die een licht werpen op de organisatie en de structuur van de onderneming en op de wijze waarop de boekhouding gevoerd wordt, die moeten voorgelegd worden, bv :

• het rekeningstelsel;
• schema’s betreffende de organisatie van de onderneming en de verdeling van de bevoegdheden;
• computerprogramma’s;
• als de onderneming een analytische boekhouding voert om de voorraden of bestellingen in uitvoering te bepalen, dan moet die ook kunnen voorgelegd worden.

Andere, niet louter boekhoudkundige zaken mogen ook opgevraagd worden. Hierbij denken we aan de prijsoffertes, vervoerdocumenten, de werkfiches, de bestel- en de leveringsbonnen, de huurcontracten, de facturen, de uittreksels van uw bedrijfsrekening, de gebruikte computerprogramma’s, het aandelenregister en de aanwezigheidslijsten van de algemene vergaderingen bij vennootschappen, enz.

Indien u contante ontvangsten heeft en niet forfaitair belast wordt, moet u een dagontvangstenboek bijhouden. Dit moet gedetailleerd gebeuren, d.w.z. verkoop per verkoop en prestatie per prestatie. Het is dus niet voldoende om enkel de totalen per dag op te nemen. Indien er echter verantwoordingstukken worden opgesteld die naast de ontvangst ook de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden, mag de afzonderlijke inschrijving vervangen worden door een dagelijkse globale inschrijving. In concreto gebeurt die staving dikwijls via de kassarollen.

De rekeninguittreksels van een privérekening hoeven niet voorgelegd te worden, behalve wanneer deze rekening, zelfs sporadisch, voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.

Personen die een vrij beroep uitoefenen zijn gehouden ontvangstbewijsboekjes bij te houden en bij elke inning een ontvangstbewijs af te leveren dat gelijktijdig in origineel en in duplo wordt opgesteld. Zij dienen daarenboven een dagboek bij te houden dat dag voor dag het bedrag aanwijst, eensdeels van de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten en anderdeels van alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij ervan ontslagen zijn een ontvangstbewijs af te leveren, zomede de uiteenzetting van hun behoorlijk verantwoorde beroepsuitgaven. In geval van een geïnformatiseerde boekhouding aanvaardt de administratie dat de beoefenaars van een vrij beroep de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag, dat voorkomt op een computerlisting, mits naleving van een aantal voorwaarden.

Bepaalde beroepen dienen voor de BTW –administratie ook nog registers bij te houden. Dit is ondermeer van toepassing in de autosector.

 Geautomatiseerde boekhouding

Volgens het Koninklijk Besluit van 25 januari 2005 mogen de boeken en dagboeken voortaan gehouden worden via een geïnformatiseerd systeem. Maar dan moeten deze geïnformatiseerde systemen er voor zorgen dat de onderneming haar boekhouding kan voeren in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire bepalingen. Wordt de boekhouding zo gevoerd, dan moet geen centraal boek meer bijgehouden worden. De wettelijke bepaling trad in werking op 1 juli 2003, de dag dat de KBO werd opgericht.

De elektronisch gevoerde boekhouding dient uiteraard nog steeds te voldoen aan de voorwaarden en vereisten gesteld door de Boekhoudwet, met name de verplichting om :

• een voor de aard en de omvang van het bedrijf passende boekhouding te voeren;
• een volledige boekhouding te voeren;
• het wettelijk stelsel van boeken te volgen (ongesplitst dagboek of hulpdagboek, al dan niet gesplitst in bijzondere huldagboeken) en alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde daarin in te schrijven;
• een stelsel van boeken en rekeningen te voeren;
• de boekingen doorlopend te nummeren, zonder gaten of weglatingen, met vermelding van hun soort, hun plaats in de reeks en de naam van de onderneming;
• de materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid van de boekingen te waarborgen.

 Verder is het voortaan ook mogelijk het inventarisboek niet langer bij te houden in een boek, maar via informaticadrager. Men mag dus elk jaar een bestand aanmaken (bv PDF), met een voorblad waarop de gegevens van de onderneming worden vermeld en hierachter de jaarrekening, de belangrijkste toelichtingen en belangrijke bijlagen (bv afschrijvingstabellen, voorraadlijsten, enz.).

Voor kleine ondernemingen, waar een papieren boekhouding goedkoper is dan een computerboekhouding, blijft de mogelijkheid bestaan om een papieren boekhouding te voeren. Zij kunnen nog altijd het ongesplitst dagboek of de drie dagboeken schriftelijk bijhouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers die de gedrukte melding van het aantal bladzijden omvatten. Men moet vóór de eerste ingebruikname van deze registers overgaan tot de neerlegging van een identificatieformulier, dat door de drukker samen met het boek of het dagboek is afgeleverd en door de onderneming is ingevuld, bij een ondernemingsloket.

Dit formulier vermeldt :

• de benaming van de onderneming, alsmede het nummer dat haar werd toegekend door het Kruispuntbank voor de Ondernemingen;
• het doel van het boek of van het dagboek, alsmede de plaats in zijn reeks;
• het aantal bladzijden van het register, alsmede de naam en het ondernemingsnummer van de drukker.

 Houden en bewaren van de boekhouding

De bewaringstermijnen die door de boekhoudwetgeving voorgeschreven worden, kunnen als volgt samengevat worden :

• voor de wettelijke boeken (ongesplitst dagboek, de drie dagboeken en het inventarisboek) bedraagt de termijn 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt;
• de verantwoordingstukken (facturen, bankrekeninguittreksels, voorraadlijsten, enz) eveneens 7 jaar;
• voor stukken die niet nodig zijn voor het bewijs tegenover derden (o.a. interne documenten) is slechts een termijn van 3 jaar van toepassing.

 Voor de BTW en directe belastingen gelden gelijkaardige termijnen. Men moet wel rekening houden, dat voor de BTW-administratie, de bewaringstermijn 15 jaar is voor stukken en facturen die betrekking hebben op gebouwen die als investeringen werden geboekt.

 Voor de computerboekhoudingen moet men de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn, kunnen verzekeren voor de volledige opgelegde bewaringstermijn van zeven jaar.

De boekhouding moet in principe aanwezig zijn op de maatschappelijke zetel van de onderneming. In de praktijk zal het veelal gebeuren dat bepaalde documenten bij de boekhouder of accountant liggen omdat zij instaan voor de verwerking ervan. Principieel moet men hiervoor de toestemming vragen aan de controleur van de belastingen. Meestal zal deze echter op voorhand een controle aankondigen en kan men alsnog de boekhouding tijdig terug naar de onderneming brengen.

Indien men toch onverwacht het bezoek krijgt van de controleur dan kan men nog voorstellen om de boekhouding te laten uithalen bij de boekhouder of accountant of een andere datum voorstellen. De controleur heeft wel de mogelijkheid om een boete aan te rekenen, maar dit zal in de praktijk niet vaak voorkomen.

 Bewijskracht van de boekhouding

De boeken en bescheiden die men dient te bewaren zijn belangrijk in het licht van de bewijskracht van de boekhouding.

Voor de fiscus dient de boekhouding niet strikt gevoerd te worden conform de boekhoudwetgeving en het louter en alleen maar ontbreken van bv een “centraal boek” geeft de administratie het recht niet om de boekhouding af te wijzen. De fiscale wetgeving geeft geen definitie van een”bewijskrachtige boekhouding”, maar aan de hand van de rechtspraak kan men zeggen dat ze wel moet voldoen aan de volgende vereisten :

• de boeken en bescheiden vormen een samenhangend geheel aan de hand waarvan de belastbare inkomsten nauwkeurig kunnen worden bepaald;
• alle boekingen geschieden aan de hand van afdoende bewijsmiddelen;
• alle geregistreerde cijfers stemmen overeen met de werkelijkheid.

Het niet naleven van het bewaren van de vereiste boeken en bescheiden kan dus de verwerping van de boekhouding tot gevolg hebben.

Checklist aangifte personenbelasting inkomsten 2009

Zoals gewoonlijk, verandert er jaarlijks wel het één en ander op fiscaal gebied. Wij vatten dan ook de belangrijkste wijzigingen, die gelden vanaf  1 januari 2010, in het kort samen.

Aftrek van brandstofkosten

De brandstofkosten waren tot nu toe volledig aftrekbaar, zowel voor vennootschappen als voor eenmanszaken. Vanaf 1 januari 2010 zullen deze kosten, zowel   voor eenmanszaken en vennootschappen, slechts voor 75 % aftrekbaar zijn, ongeacht de CO2 uitstoot van de wagens bij vennootschappen.

 Aftrek van andere autokosten in de vennootschapsbelasting

In de personenbelasting zijn de autokosten slechts voor 75 % aftrekbaar, met uitzondering van intresten en mobilofoonkosten, die 100 % aftrekbaar blijven. In de vennootschapsbelasting blijven de autokosten, met uitzondering van intresten en mobilofoonkosten, aftrekbaar afhankelijk van de CO2 uitstoot van de personenwagen, maar worden de grensbedragen aangepast. De CO2 uitstoot kan men terugvinden op het inschrijvingsbewijs van het voertuig.

 Autokosten van voertuigen die geen CO2 uitstoten, nl. elektrische voertuigen, zijn voor 120 % aftrekbaar.

 Voordelen alle aard personenwagens

Voor de bedrijfswagens zal het voordeel niet verder meer berekend worden in functie van de fiscale PK, maar zal het belastbaar voordeel berekend worden in functie van de CO2 uitstoot. De volgende formule zal moeten worden toegepast :

• Aantal privé-km x Uitstoot van CO2/km x Vervuilingscoëfficiënt

De vervuilingscoëfficiënt bedraagt :

• voor dieselvoertuigen : 0,0023 €/gr. CO2
• voor voertuigen op benzine of LPG : 0,0021 €/gr. CO2

Zoals voorheen zal het aantal gereden kilometers altijd minstens 5.000 km bedragen indien de afstand tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling kleiner of gelijk is dan 25 km. Indien de afstand groter is dan 25 km zal er 7.500 km weerhouden worden.

Wij willen hiervoor verder verwijzen naar ons advies op onze website aangaande voordelen alle aard.

 Elektrische voertuigen

Zowel in de personenbelasting als in de vennootschapsbelasting zijn er voordelige maatregelen voor oplaadstations voor elektrische voertuigen, nl :

• kunnen lineair over 2 jaar afgeschreven worden;
• is er een verhoogde investeringsaftrek van 10 % boven op het basispercentage.

In de personenbelasting blijven deze voertuigen slechts voor 75 % aftrekbaar, terwijl deze in de vennootschapsbelasting voor 120 % aftrekbaar zijn.

Men kan in de personenbelasting een belastingvermindering krijgen voor de aanschaf van elektrische voertuigen. De belastingvermindering bedraagt 15 % van de aanschaffingswaarde met een maximum van 3.280 € (4.540 € geïndexeerd) voor een vierwieler en 2.000 € (2.770 € geïndexeerd) voor een motorfiets of een driewieler.

Gaat het om een aankoop van een personenwagen gedaan in de jaren 2010 tot 2012, dan is de belastingvermindering 30 % met een maximum van 6.500 € (8.990 € geïndexeerd). De rechtstreekse korting op factuur wordt afgeschaft en zal pas bij de afrekening van de aangifte verrekend worden.

De belastingvermindering voor de installatie van het oplaadpunt, geplaatst aan de buitenkant van de woning, bedraagt 40 % met een maximum van 180 € (250 € geïndexeerd).

 Forfaitaire beroepskosten van bedrijfsleiders

De forfaitaire beroepskosten van een bedrijfsleider bedragen sinds jaar en dag 5 % van de bruto bezoldigingen, met een maximum van 2.589 €. Dit wordt nu verminderd naar 3 % met een maximum van 1.555,50 € (2.150 € geïndexeerd).

 Voordelen alle aard verwarming en elektriciteit

Aangaande de verstrekking van elektriciteit en verwarming komt er een verhoging van de bedragen van de voordelen.

• Voor leidinggevend personeel en bedrijfsleiders :

• Voor andere verkrijgers :                                 

 Belastingvermindering voor energiebesparende investeringen

Ook deze verminderingen hebben wijzigingen ondergaan.

Voor energiebesparende investeringen in woningen die nog geen 5 jaar oud zijn, krijgt men enkel nog belastingvermindering voor investeringen in zonneboilers, in zonnepanelen en in andere uitrustingen voor geothermische energieopwekking. Voor de plaatsing van dubbel glas, de vervanging van een stookketel, de isolatie van het dak, enz krijgt men geen belastingvermindering meer.

De verhoging van de belastingvermindering voor zonneboilers wordt afgeschaft en is enkel nog voorbehouden voor fotovoltaïsche zonnepanelen.

Omdat niet iedereen van een belastingvermindering voor energiebesparende investeringen kan genieten, wegens onvoldoende inkomsten, werd er in 2009 een belastingkrediet ingevoerd. Deze maatregel, die al van toepassing was voor isolatiewerken, wordt nu uitgebreid voor de volgende uitgaven :

• de vervanging van oude stookketels of voor het onderhoud van een stookketel;
• de plaatsing van dubbel glas;
• de plaatsing van een warmteregeling van een installatie van centrale verwarming door middel van thermostatische kranen of door een kamerthermostaat met tijdsinschakeling;
• een energie-audit van de woning.

 Lage energiewoning en nulenergiewoning

De belastingvermindering voor een “lage energiewoning” bedraagt 300 € (420 € geïndexeerd) per jaar en 1.200 € (1.600 € geïndexeerd) voor “nulenergiewoningen”.

 Aftrek voor kinderopvang

Ouders kunnen de kosten voor de opvang van hun kinderen in aftrek brengen, voor zover de kinderen jonger zijn dan 12 jaar. De leeftijdgrens wordt nu opgetrokken tot 18 jaar voor kinderen met een zware handicap.

 DBI-aftrek

De zogenaamde “participatievoorwaarde” voor de DBI-aftrek is gewijzigd. Eerder werd het minimale deelnemingspercentage al van 5 % naar 10 % gebracht, nu wordt ook de alternatieve grens verhoogd van 1.200.000 € naar 2.500.000 €. Vanaf 1 januari 2010 dient men bijgevolg minstens 10 % in het kapitaal van de vennootschap die de inkomsten uitkeert te bezitten of moet men minstens 2.500.000 € van het kapitaal bezitten van de uitkerende vennootschap.

De Belgische DBI-regeling was strijdig met de Europese regels, voor wat betreft de overdraagbaarheid bij onvoldoende belastbare grondslag. De DBI-aftrek voor dividenden van een vennootschap die niet kan worden afgetrokken in een belastbaar tijdperk, mag naar volgende belastbare tijdperken worden overgedragen.

• Voorstel tot ontbinding van het bestuursorgaan.
  Het bestuursorgaan moet het voorstel tot ontbinding verantwoorden in een verslag. 
• Staat van activa en passiva.
  Het bestuursorgaan dient bij zijn voorstel tot ontbinding een staat van actief en passief te voegen die niet ouder is dan 3 maanden op de datum van de notariële akte. 
• Controleverslag door een bedrijfsrevisor of accountant over het voorstel tot ontbinding.
  Er dient een bedrijfsrevisor of externe accountant aangesteld te worden die over deze staat verslag uitbrengt en inzonderheid vermeldt of daarin de toestand van de vennootschap op volledige, getrouwe en juiste wijze is weergegeven. 
• Uitnodiging tot de buitengewone algemene vergadering met kopie van de verslagen. 
• Beslissing tot ontbinding door de buitengewone algemene vergadering.
  Deze vergadering dient gehouden te worden voor de notaris. 
• Benoeming vereffenaar door de buitengewone algemene vergadering.
  Deze benoeming moet goedgekeurd worden door de rechtbank van koophandel. 
• Vereffeningswerkzaamheden.
  De vereffenaar moet zorgen voor de realisatie van de activa, de betaling van de schulden, de terugbetaling van het kapitaal en de uitbetaling van de liquidatiebonus aan de aandeelhouders. 
• Opstellen en neerlegging tussentijdse verslagen door de vereffenaar.
  Deze verslagen vermelden de ontvangsten, de uitgaven, uitkeringen aan schuldeisers, in voorkomend geval de reeds gedane uitkeringen, en wat nog dient te worden vereffend. In het eerste jaar dienen deze vereffeningsverslagen in de 6° en de 12° maand toegezonden te worden, vanaf het 2° jaar slechts om het jaar. 
• Voorbereiding sluiting vereffening.
  De vereffenaar dient een plan van verdeling op te stellen. 
• Akkoord van de rechtbank van koophandel met het plan voor de verdeling van de activa. 
• Verdeling.
  Na het akkoord van de rechtbank van koophandel, kan de vereffenaar het verdelingsplan uitvoeren. 
• Sluiting vereffening.
  Dient beslist te worden door de algemene vergadering. 
• Publicatie sluiting vereffening in het Belgisch Staatsblad. 
• Aangifte vennootschapsbelasting.

Volgens het Koninklijk Besluit nummer 1, artikel 5 van het BTW Wetboek dient de factuur de volgende vermeldingen te bevatten :

1. de datum van uitreiking;
2. het volgnummer dat ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen;
3. de volledige identiteit van de belastingplichtige leverancier van de goederen of van de dienstverrichter :
   – de naam of de maatschappelijke benaming;
   – het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel;
   – zijn BTW-identificatienummer;
4. wanneer de schuldenaar de leverancier van de goederen of de dienstverrichter is die niet in België is gevestigd en :
   – een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft : identiteit, adres en hoedanigheid aansprakelijk vertegenwoordiger
   – vertegenwoordigd is door een erkend persoon : identiteit, adres, BTW-identificatienummer en hoedanigheid erkend persoon
5. de volledige identiteit van de afnemer :
   – naam of maatschappelijke benaming;
   – adres van de afnemer;
   – zijn BTW-identificatienummer (indien van toepassing);
6. wanneer de schuldenaar de medecontractant is die niet in België is gevestigd en :
   – een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft : identiteit, adres en hoedanigheid aansprakelijk vertegenwoordiger
   – vertegenwoordigd is door een erkend persoon : identiteit, adres, BTW-identificatienummer en hoedanigheid erkend persoon
7. de datum waarop het belastbaar feit (datum levering of voltooiing van de dienst) heeft plaatsgevonden of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan, voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur;
8. de gegevens die nodig zijn om de aard van de handeling en het tarief van de verschuldigde BTW vast te stellen, inzonderheid de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten;
9. voor elk tarief of elke vrijstelling, de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief BTW, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en –rabatten indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
10. de vermelding van de tarieven van de verschuldigde BTW en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW;
11. indien de handeling van BTW is vrijgesteld, verwijzen naar de bepaling krachtens dewelke ze is vrijgesteld;
12. een verwijzing naar een vroeger uitgereikte factuur indien voor dezelfde handeling meerdere facturen worden opgesteld;

© 2026 - Arcanus - Accountants & belastingconsulenten