Op 2 mei 2002 werd een nieuwe wet gestemd die de VZW-wetgeving, daterend van 27 juni 1921, moest moderniseren. Deze nieuwe wet bracht een hele hoop veranderingen met zich mee en bepaalde dat alle VZW’s een boekhouding moeten voeren.
De aard van de boekhouding verschilt echter naargelang de grote van de vereniging. De VZW-wetgeving kent verschillende categorieën van verenigingen zonder winstoogmerk, die men kan onderverdelen in:
- kleine VZW’s
- grote VZW’s
- heel grote VZW’s
Om als grote VZW gekwalificeerd te kunnen worden moeten er minstens 2 van de volgende 3 criteria overschreden worden :
- over het jaar gemiddeld 5 voltijdse werknemers;
- in totaal 250.000 € ontvangsten, excl. BTW (uitzonderlijke ontvangsten niet inbegrepen);
- een balanstotaal van 1.000.000 €.
Bij overschrijding van minstens 2 van de hierboven vermelde criteria wordt de VZW gecatalogeerd als een grote VZW. Zijn geen 2 van de hierboven vermelde criteria overschreden betreft het een kleine VZW.
Om als heel grote VZW gekwalificeerd te kunnen worden moeten :
- ofwel minstens 2 van de volgende 3 criteria overschreden worden :
- over het jaar gemiddeld 50 voltijdse werknemers;
- in totaal 6.250.000 € ontvangsten, excl. BTW (uitzonderlijke ontvangsten niet inbegrepen);
- een balanstotaal van 3.125.000 €.
- ofwel de VZW over het jaar gemiddeld 100 voltijdse werknemers tewerkgesteld hebben.
Kleine VZW’s
Kleine VZW’s mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, die ten minste betrekking heeft op de mutaties in contant geld of op rekeningen. Dit moet gebeuren overeenkomstig een bij KB vastgesteld model (bijlage A bij het KB van 26 juni 2003). Dit is een minimaal model, dwz dat de VZW dit dagboek mag uitbreiden om beter te beantwoorden aan de aard en de activiteit van de vereniging.
Jaarlijks zal er een inventaris moeten opgemaakt worden van de activa, rechten, schulden en verplichtingen. De raad van bestuur zal dus waarderingsregels moeten opstellen en deze moeten samenvatten in de toelichtingen van de jaarrekening. Uit de inventaris vloeit de staat van het vermogen voort die moet worden opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening.
Tevens dient er jaarlijks een jaarrekening opgemaakt te worden die de staat van ontvangsten en uitgaven alsook de toelichtingen bevat. Deze jaarrekening moet worden opgemaakt volgens een bij KB vastgesteld model (bijlage B en C bij het KB van 26 juni 2003).
De toelichting van de jaarrekening bevat :
- samenvatting van de waarderingsregels;
- aanpassing van de waarderingsregels;
- bijkomende inlichtingen indien de jaarrekening niet voorzichtig, oprecht, ter goeder trouw of duidelijk zou kunnen opgemaakt worden;
- genormaliseerd schema van de staat van het vermogen;
- belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.
Binnen de 6 maanden na afsluiting moet er een begroting ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd.
De kleine VZW’s hebben ook de mogelijkheid om een volledige boekhouding te voeren volgens de boekhoudwetgeving van 17 juli 1975. Gezien de uitgebreide toelichtingen van de jaarrekening zal het in de meeste gevallen aangewezen zijn om te opteren voor een volledige boekhouding.
Indien men echter opteert voor een volledige boekhouding moet men wel een aantal regels respecteren :
- de jaarrekening moet opgemaakt worden zoals voor grote VZW’s volgens het model van de Nationale Bank en niet zoals hierboven beschreven;
- deze moet worden neergelegd bij de Rechtbank van Koophandel en niet bij de NBB;
- de keuze geldt voor minstens 3 jaar;
- de keuze moet men verantwoorden in de toelichting van de jaarrekening;
- de belangrijkste gevolgen hiervan moet men toelichten in de jaarrekening.
Grote VZW’s
Een boekhouding voeren en jaarrekening opstellen overeenkomstig de boekhoudwetgeving van 17 juli 1975. De boekhoudkundige verplichtingen zijn gelijkaardig aan die van andere vennootschapsvormen.
De jaarrekening moet opgesteld worden volgens het verkort schema.
Binnen de 6 maanden na afsluiting moet er een begroting ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd.
Heel grote VZW’s
Idem grote VZW’s, alleen dient men één of meerder commissarissen aan te stellen voor de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid van de verrichtingen vastgesteld in de jaarrekening en dient de jaarrekening opgesteld te worden volgens het volledig schema.
