Het UBO-register

Met de oprichting van het centraal register van uiteindelijke begunstigden (de “Ultimate Beneficial Owner” of UBO), wil de Belgische regering een volgende stap in de opbouw van een vermogenskadaster zetten.

Dit register zal uitgebreide informatie bevatten rond de natuurlijke personen die aandeelhouder van een vennootschap zijn.

Vanaf 31 oktober 2018 is de regeling in werking getreden. Daarom lichtten wij u toe welke stappen u moet ondernemen om deze nieuwe regelgeving na te leven.

Wie moet zijn uiteindelijke begunstigden registreren?

Het UBO-register zal alle informatie verzamelen over de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) van alle in België opgerichte vennootschappen, vzw’s en stichtingen (hierna de informatieplichtigen genoemd).

De wet maakt geen onderscheid naar omvang van de vennootschap of de juridische vorm. Ook kleine vennootschappen, vzw’s, maatschappen, enz. moeten de informatieplicht naleven.

Tegen wanneer moeten de gegevens voor het eerst worden meegedeeld?

U heeft tot 31 maart 2019 de tijd om de nodige gegevens mee te delen aan het register.

Wie zijn de uiteindelijke begunstigden?

Op vlak van vennootschappen hanteert het register drie categorieën van natuurlijke personen:

1. Iedereen die minstens 25 % van de aandelen of stemrechten rechtstreeks of onrechtstreeks bezit;
2. Iedereen die op een andere manier zeggenschap heeft over de vennootschap, bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst;
3. De leden van het hoger leidinggevend personeel, bijvoorbeeld de bestuurders of zaakvoerders.

Enkel wanneer er geen personen via categorie 1 en 2 kunnen worden geregistreerd, moeten de personen uit de derde categorie als UBO worden geregistreerd.

Alle personen die uit de eerste twee categorieën voortkomen, moeten in het UBO-register worden opgenomen.

Voor de informatieplichtigen, zoals vzw’s en stichtingen, bevat de wet een langere opsomming van alle categorieën die moeten worden opgenomen.

Dit gaat onder andere over alle bestuurders van vzw’s, stichters van stichtingen, enz.

Welke informatie over de UBO’s moet worden meegedeeld?

Deze informatie is afhankelijk van het feit of u aandeelhouder bent van een vennootschap of lid bent van een vzw of stichting.

Naast de algemene identiteitsgegevens moet u, als aandeelhouder, bijvoorbeeld ook het percentage van uw aandelenbezit meedelen.

De waarde van de aandelen moet u niet aangegeven. Als u via een holdingvennootschap aandelen bezit, moet u deze holding en uzelf registreren.

Op wie rust de verplichting om de informatie mee te delen?

De  bestuurders en zaakvoerders zijn in beginsel zelf verplicht  om de gegevens en de nodige bewijsstukken mee te delen.

Bij elke wijziging van de gegevens moet men dit binnen de maand aan het UBO-register meedelen.

Tenslotte moeten de gegevens één keer per jaar bijgewerkt worden.

Sanctie

Als u de vereiste informatie niet verzamelt of bijhoudt, ze niet of te laat aan het UBO-register meedeelt, of onvolledige of onjuiste informatie meedeelt, riskeert u een administratieve geldboete van tussen de 250 euro en 50.000 euro.

Wie heeft toegang tot het register?

Zowel de bevoegde autoriteiten (zoals politie, parket en de fiscus) als zij wie gegevens moeten doorgeven in het kader van hun cliëntenonderzoek (zoals accountants, advocaten en bankiers), hebben in principe toegang tot alle gegevens van het UBO-register.

Hiernaast kan ook elke burger het register raadplegen. Deze toegang is wel beperkt tot een aantal gegevens om de privacy van de UBO te beschermen en de burger kan enkel op naam van de vennootschap zoeken en niet op naam van een persoon.

De toegang tot het register is overigens enkel voor de bevoegde autoriteiten gratis. Alle andere personen of organisaties die de informatie willen inkijken, moeten daarvoor een administratieve kost betalen.

Als u vreest dat u gevaar loopt doordat uw gegevens toegankelijk zijn, kan u vragen om de zichtbaarheid van die gegevens te beperken. Ook voor minderjarige of handelingsonbekwame personen is dat mogelijk.

Hoe kan u te werk gaan?

• U kan enerzijds opteren om de registratie van de gegevens zelf in orde te brengen via de MyMinFin toepassing;
• U kan anderzijds de nodige volmacht verlenen aan uw accountant om deze registratie voor u in orde te brengen en bij te werken wanneer nodig.